最近総務の仕事を始めたけど・・・
・どうやって改善アイデアを発見したらいいかわからない。
・総務の改善って実際にどうやってやるの？
このような疑問に答えていきたいと思います！
・総務の改善アイデア発見方法 5選
・総務の改善アイデア実施方法 – 4ステップ –
この記事を書いている私は、外資系の総務で10年以上の経験がある現役のファシリティマネージャーです。
そんな私が経験をもとに解説したいと思います！
そもそも総務ってなに？という人は、以下で初心者向けの本の紹介をしていますので、興味があれば見ていってください～
1. 総務の改善アイデア発見方法 5選
改善アイデアを発見するために意識した方がよいポイントを５つ解説していきます！
①「めんどくさい」と思うこと
②利用者目線で考える
③コスト負担が大きいもの
④リスクが大きいもの
⑤法令順守
①「めんどくさい」と思うこと
仕事をしている中で、「これ面倒だな…」や「これ意味あるのか？」などと思うことはありませんか？
面倒だと思うことは非効率な場合が多く、意味を問う時には非生産的な場合が多いです。
ということは、改善の余地がある可能性が高いです！
そんな時こそ改善のチャンスなのです！
面倒だと思う場合は、より効率的に行う手法がないか検討してみましょう。
意味がないと思う場合は、「何のために実施しているのか？」や「意味を持たせるために必要なことは何か？」「思い切ってやめてみる」など色々な選択肢を模索してみましょう。
②利用者目線で考える
総務サービスの利用者は、社員やその施設を利用する来訪者などのお客様です。
利用者にとってより良いサービスが提供されることで、利用者満足度が高くなり、総務の存在価値や総務の評価が上がることにつながります。
「利用者にとって不便な状態がないか？」「もっと利便性を高められないか？」「もっとサービス向上できないか？」など、現状の運営状態を利用者目線で見直してみましょう。
③コスト負担が大きいもの
総務は完全なる支出部門です。
それゆえにコスト負担が大きいものこそ、その金額に見合った価値を享受できていなければなりません。
月10万円と月100万円の支出では、間違いなく月100万円の支出の方が価値が高いものでなければいけません。
まずはコスト負担が大きいのもから、その価値を再検証して見るのがオススメです。
コスト削減の方法については、具体例あり！総務のコスト削減方法10選にて紹介してますので、参考にしてみてください。
④リスクが大きいもの
総務の管理する領域の中には、様々なリスクが存在します。
部署の中でリスクマネジメントが実施されていない状況であれば、実施をするようにしましょう。
まずは総務業務の中でどのようなリスクが存在するのか、皆で話し合いをしてみましょう。
その上でリスクの大きさや発生頻度などを考慮し、改善策を講じるようにしましょう。
⑤法令順守
これは必ず守らなければいけないことですが、完璧にできていない場合があります。
「ずっと前からこのやり方だから」「仕事が増えるから」「知らなかった」など様々な理由があると思いますが、許されることではありません。
違反が明るみに出た場合には、責任者が処分されたり、会社の社会的信頼を失うことにつながります。
どんな小さなことでも、法令に違反していると気付いた場合には、即座に是正措置を講じましょう。
これはあなた自身を守ることでもあり、部署や会社を守ることにもつながります。
2. 総務の改善アイデア実施方法 – 4ステップ –
改善アイデアを実施するための方法を簡単な4ステップで解説していきます。
改善には小さなことから大きなことまで様々ですが、比較的大きな案件を実施する場合には、以下の4ステップを参考にしてもらえればと思います。
①現状把握
②計画
③実施
④効果測定
①現状把握
まず現状把握では、できるだけ細かく現状把握をするようにしましょう。
ポイントは、現状の運用方法とその背景を把握することです。
「なぜそのような運用をしているのか？」という理由まで理解していると、改善する際にそれを考慮することができます。
また背景を理解せずに改善をした場合に、後々に問題になる場合もあるので事前に確認しておきましょう。
②計画
改善するための計画を立てましょう。
即座に改善できるものもあれば、事前準備や長期的なスケジュールを組む必要があるものもあると思いますので、状況に応じて綿密な計画を立てましょう。
またこの段階で改善が実施された後の効果についても検討をしておきましょう。
特に社員や利用者に影響のあるものは、事前に全社メールを送るなどして突然の運用変更にならないように気を付けましょう。
また計画が上手く行かなかった場合に備えて、プランBを用意しておくのも良いでしょう。
計画の段階で改善活動が上手くいくかどうかが決まる、と言っても過言ではないので計画は綿密にそして詳細に及ぶようにしましょう。
③実施
基本的に計画通りに実施をしましょう。
しかしながら社員や利用者に影響のあるものは、フィードバックに応じて臨機応変に計画を変更して実施することも重要になります。
計画が上手く行かない場合は、プランBがあればそちらに計画変更するようにしましょう。
④効果測定
実施が完了したら、その改善活動によって得られた成果を確認しましょう。
計画の段階で期待していた効果があったのかを必ず検証しましょう。
もし上手く効果が得られなかった場合には、原因が何だったのかなどの調査を行い、計画をやり直すことも可能になります。
こういった意味でも効果測定には大きな利点がありますので、「やりっぱなし」にしないようにしましょう！
まとめ
この記事では、総務の改善アイデア発見方法5選と実施方法 4ステップについて説明してきました。
最後まで読んでいただきありがとうございます！
私は改善活動こそが総務の真髄だと思っています。英語でも「tiny tweaks can lead to big changes」（小さな変化が大きな違いに繋がる）という有名な言葉があります。
小さな改善がやがて大きな違いにつながることを信じて、どんどん改善をしていってもらえれば嬉しいです！
