・総務に興味があるけど、自分には向いているのだろうか？
・総務のあるべき姿ってどういうものなのだろう。
このような疑問に答えていきたいと思います！
■総務部に向いている人とは？
■総務としてあるべき姿とは？
この記事を書いている私は、外資系の総務で10年以上の経験がある現役のファシリティマネージャーです。
そんな私が解説したいと思います！
総務部に向いている人とは？
総務部は、会社の基盤を支える重要な部署で、総務部は会社によって業務範囲が異なり、人事、労務、経理、法務、広報、情報システムなどの幅広い業務を担当する場合があります。
業務が多岐にわたるため、人によって得意・不得意、向き・不向きがあるのが実情です。このため、総務部はオールラウンドに活躍できるスキルが必要で様々な適性が求められる部署であると言えるでしょう。
総務はどんな人が向いているのか？総務部に求められる人材は？
では、どんな人が総務に向いているのでしょうか。
一般的には「コミュニケーション能力、協調性、事務処理能力、臨機応変な対応、情報収集能力、責任感、向上心」などと言われます。
ですが、これらは一般的な社会人として必要な能力だと思いますので、ここでは私の今までの経験から総務に向いている人の重要な特徴について、ご紹介したいと思います。
改善することができる人
総務と聞くと、非常に保守的なイメージを持っているひともいると思いますが、改善することこそが、総務に求められている能力です。
総務は部門横断的な取り組みを行う部署ですので、総務が改善したことは全社に影響を与えることができます。また変化の激しい時代ですので、現在のプロセスや運用などを継続することが正解ではない時代に突入しています。
総務が停滞することは、会社全体が停滞していることになりますので、日々改善を繰り返し、経営戦略に沿った形で進化できる組織を目指していくことが必要です。
それには「改善することができる人」が必要であり、向いている人だと言えるでしょう。
探求心のある人
総務業務は、非常に幅が広く様々な知識を求められます。
この総務の知識というのは、やはり一朝一夕で身につけられるものではなく、日々の積み重ねが重要です。
また自分が得意ではない分野であったとしても、課題を解決するために知識を広げ、改善につなげる努力が必要です。このためには、高い壁があったとしても、探求心をもって最適なゴールを目指せる人が求められています。
戦略的に物事を進められる人
前述したように総務は経営戦略に沿った形で、改善を実施して行く必要があります。その総務もまた戦略的に物事を進めて行く必要があります。
目標達成のためには、様々な障害や課題があり、それを状況に応じて解決していくことが求められます。単純に解決できない問題も多く、リスクや法的制約など避けては通れない問題も多く存在します。
単に計画を立てて実行するだけでなく、状況に応じて柔軟に対応し、目標達成のために最善の方法を常に模索し続けることが総務には求められています。
総務に必要な能力やスキルは？総務は誰でも出来る？
スタッフレベルの総務業務には誰にでもできる仕事が多いです。それは専門的なスキルを必要としない仕事が多いからです。
エントリーレベルでは専門性を必要としていないというだけで、役職が上がっていくと専門性が増していきますので、誰でもできる仕事ではなくなっていきます。
これはいい意味で門戸が広く、エントリーレベルから就業開始をして、徐々に専門性を獲得し、昇格していくことができる部署であると言えるでしょう。
ですので、総務に興味があって、これからやっていきたいという人にとっては、ハードルが低く取り組みやすい仕事なので、ぜひ挑戦してもらえればと思います。
総務として読んでおくべきおすすめ本 5選も紹介していますので、興味のある方は是非見てみてください～！
総務としてあるべき姿とは？
総務部の存在意義とは？
総務部は、会社全体の基盤を支え、円滑な運営を推進する重要な役割を担っています。その存在意義は多岐にわたりますが、主に以下の3点が挙げられます。
1. 経営戦略の遂行を支える
- 経営方針の浸透: 経営理念やビジョンを社員に周知徹底し、共通認識を醸成することで、組織全体の目標達成に向けた一体感を生み出す。
- 社内コミュニケーションの活性化: 社内報やイントラネット、各種イベントなどを活用して、社員間のコミュニケーションを活性化し、情報共有を促進する。
- 人事制度・労務管理: 採用、異動、昇進、退職、給与、福利厚生など、人事制度を整備し、社員のモチベーション向上と定着率向上を図る。
- 法令遵守: 労働基準法、労働安全衛生法、個人情報保護法などの法令を遵守し、コンプライアンス体制を構築する。
- リスク管理: 情報漏洩、不正アクセス、災害などのリスクを分析し、対策を講じる。
2. 従業員の快適な職場環境づくり
- オフィス環境の整備: オフィスレイアウト、設備、備品の管理を行い、快適な職場環境を整備する。
- 福利厚生制度の充実: 健康保険、厚生年金、雇用保険、育児休暇制度などの福利厚生制度を整備し、従業員の生活を支援する。
- 安全衛生管理: 労働災害の防止に向けた安全衛生教育を実施し、安全な職場環境を整備する。
- メンタルヘルス対策: 従業員のストレスや悩みを相談できる窓口を設置し、メンタルヘルスのケアを行う。
- ワークライフバランス支援: フレックスタイム制、テレワーク制度などの制度を導入し、従業員のワークライフバランスを支援する。
3. 会社の社会的責任を果たす
- 地域社会との連携: 地域イベントへの参加、ボランティア活動などを通じて、地域社会との連携を強化する。
- 環境問題への取り組み: 省エネ、節水、リサイクルなどの取り組みを通じて、環境問題への取り組みを推進する。
- 情報公開: 企業情報、財務情報、環境情報などを積極的に公開し、情報公開を推進する。
- 倫理的な経営: コンプライアンス体制を構築し、倫理的な経営を推進する。
- 社会貢献活動: 社会貢献活動への参加を通じて、社会貢献を果たす。
このように、総務部は経営戦略の遂行、従業員の快適な職場環境づくり、会社の社会的責任を果たすという、多様な役割を担い、会社全体の基盤を支え、円滑な運営を推進する重要な存在です。
総務の仕事は地味で目立たないと思われがちですが、その存在意義は非常に大きく、会社にとってなくてはならない存在と言えるでしょう。
総務部のあるべき姿とは？
総務としてあるべき姿として、以下のようなものが挙げられます。
会社を支える存在であるという自覚を持つ
総務部は、会社の基盤を支える重要な部署です。そのため、会社を支える存在であるという自覚を持つことが大切です。
具体的には、以下のような行動が求められます。
- 会社の経営戦略を理解し、それに貢献する業務に取り組む
- 会社のルールや規則を遵守し、コンプライアンスを意識する
- 会社の財産や資源を大切に利用する
常に周囲に気を配り、サポートする姿勢を持つ
総務部は、社内外の様々な人をサポートする役割があります。そのため、常に周囲に気を配り、サポートする姿勢を持つことが大切です。
具体的には、以下のような行動が求められます。
- 相手の立場に立って考え、行動する
- 困っている人がいたら積極的にサポートする
- コミュニケーションを大切にし、円滑な人間関係を築く
変化に対応し、新しいことにもチャレンジする姿勢を持つ
総務の仕事は、常に変化しています。そのため、変化に対応し、新しいことにもチャレンジする姿勢を持つことが大切です。
具体的には、以下のような行動が求められます。
- 新しい情報や知識を常に収集する
- 新しいことに積極的に挑戦する
- 失敗を恐れず、挑戦し続ける
総務部は、会社の基盤を支える重要な部署です。総務として活躍するためには、コミュニケーション能力、協調性、細やかさ、臨機応変さ、会社を支える自覚、周囲へのサポート、変化への対応力などのスキルや姿勢を身につけておくことが大切です。
なお、この記事では、あくまでも一般的な内容をまとめたものであり、具体的な仕事内容や求められるスキルは、企業や業界によって異なります。
総務部への就職や転職を検討している方は、実際に働く人の声や、企業の採用情報などを参考に、自分に合った企業や職種を選ぶようにしましょう。
まとめ
この記事では、総務部に向いている人とそのあるべき姿について解説してきました。
最後まで読んでいただきありがとうございます。
私自身は、ブログや本を読むことで開かれる世界もあると思っており、これらを通じて少しでも総務のことを理解してもらえたらいいなと思います。
また総務に興味のある方はこれをきっかけに総務を勉強して、日々やりがいのある仕事に挑戦してもらえたら、私はすごく嬉しいです！
総務で人生が変わったよ！そんな人が1人でも増えてくれることを切に願っています。
